Polityka Prywatności

Przykładamy ogromną wagę do dbałości o bezpieczeństwo udostępnionych nam danych osobowych oraz do ich ochrony i zabezpieczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.
Twoje dane są przetwarzane w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, na zasadach określonych w Regulaminie, Kodeksie Postępowania oraz niniejszym dokumencie. Przetwarzamy je w zakresie niezbędnym do nawiązania, ukształtowania treści, zmiany, rozwiązania oraz prawidłowej realizacji usług świadczonych drogą elektroniczną.

administrator danych osobowych

Administratorem Danych Osobowych jest przedsiębiorstwo Conferia Events z siedzibą w Rybniku przy ul. Wodzisławskiej 50A, kod pocztowy: 44-200, NIP: 6422172643, REGON: 273618346.

jakie informacje zbieramy

Przede wszystkim gromadzimy dane przekazane przez Ciebie w ramach Twojego zgłoszenia, służące do zarejestrowania Cię jako uczestnika konferencji, tzn.:

imię i nazwisko,
adres e-mail,
kraj i miejscowość,
literowe oznaczenie rozmiaru odzieży,
preferencje żywieniowe,
informacje o zamówieniu usług towarzyszących,
dane teleadresowe firmy, dla której zostanie wystawiona faktura.

Ponadto, zgodnie z najlepszymi praktykami administracji serwisami WWW, gromadzimy i przechowujemy zapytania HTTP kierowane do naszego serwera. Oznacza to, że znamy publiczne adresy IP, z których użytkownicy przeglądają treści informacyjne naszego serwisu. Przeglądane zasoby identyfikowane są poprzez adresy URL. Znamy:

czas nadejścia żądania,
czas wysłania odpowiedzi,
nazwę stacji klienta – identyfikacja realizowana przez protokół HTTP,
informacje o błędach, które wystąpiły podczas realizacji żądań HTTP,
adres URL strony poprzednio odwiedzanej przez użytkownika (referer link) - w przypadku gdy przejście do strony serwisu nastąpiło przez odnośnik,
informacje o przeglądarce użytkownika,
identyfikator sesji użytkownika.

jak korzystamy ze zgromadzonych danych

identyfikacja w celu potwierdzenia wpłaty i uczestnictwa

Twoje imię, nazwisko oraz adres e-mail służą nam do jednoznacznej identyfikacji Twojej osoby w bazie uczestników konferencji w celu potwierdzenia wpłaty a co za tym idzie również potwierdzenia Twojego uczestnictwa.

przekazywanie informacji organizacyjnych oraz komercyjnych

Twoje imię, nazwisko oraz adres e-mail podane w procesie rejestracji uczestnictwa (na formularzu rejestracyjnym) wykorzystujemy do przekazania Ci informacji istotnych z punktu widzenia organizacji konferencji. Takie informacje otrzymasz przed konferencją oraz najpóźniej w jej trakcie.
Dodatkowo, jeśli wyrazisz na to zgodę w formularzu rejestracyjnym, dane te wykorzystamy również do przekazania Ci mailingu rekrutacyjnego lub marketingowego naszych sponsorów. Nie uczynimy tego jednak bez Twojej wyraźnej zgody.

Adres e-mail podany osobno na głównej stronie w sekcji „Newsletter” wykorzystamy do poinformowania Cię o ważniejszych wydarzeniach związanych z konferencją, nawet jeśli nie jesteś zarejestrowanym jej uczestnikiem. Wpisanie adresu w tym polu i kliknięcie przycisku „Zapisz się” jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na otrzymywanie newslettera konferencyjnego.

identyfikator konferencyjny

Twoje imię, nazwisko, a także kraj i miejscowość podane w formularzu rejestracyjnym wydrukujemy na identyfikatorze konferencyjnym, który otrzymasz podczas rejestracji przyjazdu na miejscu. Identyfikator ten będzie umożliwiał udział w prelekcjach lub warsztatach, posiłkach i przerwach na kawę podczas konferencji.

koszulka lub inny element odzieży

Dane o rozmiarach odzieży (np. L, M, S, XL, itp.) gromadzone są wyłącznie w celach statystycznych, aby trafniej określić liczność poszczególnych grup rozmiarowych odzieży. Deklaracja danego rozmiaru na formularzu rejestracyjnym nie wiąże jakkolwiek ani Ciebie, ani nas. Oznacza to, że możesz na miejscu zmienić zdanie i odebrać odzież w innym rozmiarze, niż wcześniej deklarowałeś.

preferencje żywieniowe

Możemy gromadzić dane dotyczące Twoich upodobań żywnościowych, np. czy preferujesz wyżywienie wegetariańskie, wegańskie, albo czy wolisz soję niż mleko. Dane te gromadzone są wyłącznie w celach statystycznych, aby trafniej określić liczność poszczególnych grup. Deklaracja preferencji żywieniowej na formularzu rejestracyjnym nie wiąże jakkolwiek ani Ciebie, ani nas. To Ty deklarujesz na miejscu, jakiego rodzaju wyżywienie chciałbyś otrzymać.

dane teleadresowe firmy

Dane firmowe wykorzystujemy wyłącznie w celu wystawienia proformy, faktury zaliczkowej oraz faktury końcowej za Twoje uczestnictwo. Są to: nazwa firmy, adres, kod pocztowy, miejscowość, kraj oraz numer identyfikacji podatkowej. Wystawione dokumenty wysyłamy pod adres e-mail podany w formularzu rejestracyjnym.

dane z zapytań HTTP

Dla zapewnienia najwyższej jakości serwisu, okazjonalnie analizujemy pliki z logami oraz historię sesji w celu określenia, które strony odwiedzane są najczęściej, jakie przeglądarki stron WWW są stosowane, czy struktura strony nie zawiera błędów, itp.

Zebrane logi oraz dane sesyjne przechowywane są przez czas nieokreślony jako materiał pomocniczy służący do administrowania serwisem. Informacje w nich zawarte nie są ujawniane nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerem oraz na żądanie stosownych służb, zgodnie z polskim prawem. Na podstawie plików logów mogą być generowane statystyki stanowiące pomoc w administrowaniu. Zbiorcze podsumowania w postaci takich statystyk nie zawierają żadnych cech identyfikujących osoby odwiedzające serwis.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe, ponieważ jest to niezbędne do wykonania umowy zawartej z Tobą. Podanie danych w toku rejestracji jest dobrowolne, jednakże jeżeli nie podasz swoich danych, nie będziemy mogli jakkolwiek świadczyć Ci naszych usług.

W celu realizacji naszych usług możemy ujawniać Twoje dane wewnątrz naszej organizacji w ramach prowadzonej przez nas działalności oraz udostępniać Twoje dane innym podmiotom jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji naszych usług. Te podmioty to:

Konfeo sp. j. – partner biznesowy realizujący usługę rejestracji Twojego uczestnictwa w konferencji, obsługi płatności elektronicznych oraz bieżącego informowania o statusie Twojego uczestnictwa,
Mailgun Technologies, Inc. – usługodawca świadczący usługę API dla automatyzacji powiadomień e-mail związanych z konkretnymi zdarzeniami dotyczącymi konferencji,
Google LLC – usługodawca świadczący usługę indywidualnej poczty elektronicznej pomiędzy Tobą a nami, jak również usługę składowania plików związanych z organizacją konferencji, w których mogą znajdować się dane osobowe,
Dropbox International Unlimited Company – usługodawca świadczący usługę składowania plików związanych z organizacją konferencji, w których mogą znajdować się dane osobowe.

Nie udostępniamy Twoich danych podmiotom innym, niż wyżej wymienione. Na zasadzie i warunkach określonych odrębnie przez te podmioty, Twoje dane mogą zostać udostępnione dalej, zgodnie z politykami prywatności tych podmiotów.

W szczególności nie udostępniamy Twoich danych sponsorom konferencji. Użycie Twoich danych w celu dystrybucji mailingu w ramach pakietów sponsorskich jest realizowane w całości po naszej stronie. W tym celu udostępniamy naszym sponsorom możliwość rozesłania przygotowanych przez nich informacji za pośrednictwem narzędzi, którymi sami dysponujemy, a następnie przekazujemy im wyłącznie informacje statystyczne z przeprowadzonej kampanii, pozbawione jakichkolwiek danych osobowych.

przechowywanie i ochrona danych osobowych

Twoje dane osobowe są przechowywane w bazie danych, w której zastosowano środki techniczne i organizacyjne, zapewniające ich ochronę zgodne z wymaganiami określonymi w przepisach o ochronie danych osobowych, Dostęp do bazy danych osobowych mają jedynie osoby posiadające specjalne upoważnienia nadane przez administratora danych, bądź też podmioty, z którymi administrator danych zawarł umowę o powierzeniu przetwarzania tych danych.

jak długo przechowujemy Twoje dane?

Przechowujemy Twoje dane osobowe przez czas obowiązywania umowy zawartej z Tobą, a także po jej zakończeniu w celach:

dochodzenia roszczeń w związku z wykonywaniem umowy,
wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności podatkowych i rachunkowych,
zapobiegania nadużyciom i oszustwom,
statystycznych i archiwizacyjnych,

maksymalnie przez okres 6 lat od dnia zakończenia wykonania umowy.

Przechowujemy Twoje dane osobowe dla celów marketingowych przez okres obowiązywania umowy lub do momentu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, w zależności od tego, które z tych zdarzeń wystąpi wcześniej.

bezpieczeństwo danych

Traktujemy poważnie ochronę Twoich danych i wdrożyliśmy odpowiednie środki fizyczne i techniczne, aby chronić informacje gromadzone w związku z korzystaniem przez Ciebie z naszych usług. Pamiętaj, że chociaż podejmujemy uzasadnione kroki, by chronić informacje o Tobie, żadna witryna internetowa, transmisja internetowa, system komputerowy ani łącze bezprzewodowe nie są w pełni bezpieczne.

Nasze usługi przekraczają granice krajów. Zaprojektowaliśmy je z myślą o tym, aby maksymalnie ułatwić Ci proces rejestracji na organizowaną przez nas konferencję. Aby zapewnić bezpieczeństwo i wysoką jakość działania Serwisu działamy globalnie. W tym celu korzystamy z usług dostawców na całym świecie.
Informacje przekazane nam za pośrednictwem niniejszego serwisu są umieszczone na serwerach znajdujących się w Polsce i na terenie Unii Europejskiej, natomiast mogą być również przenoszone (np. w celu archiwizacji kopii zapasowej danych) poza granice Unii Europejskiej, w tym za pośrednictwem naszych dostawców usług. W niektórych z tych krajów, prawa dotyczące ochrony danych osobowych uczestników wydarzeń mogą różnić się od przepisów obowiązujących w kraju, w którym mieszkają.

Celem Serwisu nie jest propagowanie wysyłania niezamówionych informacji handlowych osobom trzecim. Administrator danych stanowczo potępia zachowania, mające na celu uzyskanie korzyści płynących z możliwości użytkowania funkcjonalności naszego serwisu z naruszeniem prawa do prywatności i innych dóbr prawem chronionych, przysługujących osobom trzecim. Wobec Użytkowników, którzy nie respektują przedmiotowych wymagań, mogą zostać zastosowane sankcje w postaci zablokowania konta w Serwisie, na zasadach opisanych w Regulaminie.

Twoje uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych

W każdej chwili masz prawo wglądu w swoje dane i dysponujesz możliwością ich aktualizacji oraz usunięcia. Możesz tego dokonać, zgłaszając odpowiednie żądanie drogą mailową administratorowi danych – na adres: office@conferia.eu.
Aby zapobiec powtórnej rejestracji osób, których udział w konferencji został zakończony ze względu na niedozwolone korzystanie z serwisu, możemy na podstawie art. 19 ust. 2 pkt 3 w związku z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) odmówić usunięcia danych niezbędnych do zablokowania możliwości ponownej rejestracji. Odmowa usunięcia danych ma również miejsce w przypadkach przewidzianych w przepisach prawa.

Z powyższych uprawnień masz prawo skorzystać, gdy:

w odniesieniu do żądania sprostowania danych: zauważysz, że Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
w odniesieniu do żądania usunięcia danych: Twoje dane nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały przez nas zebrane; cofniesz swoją zgodę na przetwarzanie danych; zgłosisz sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych; Twoje dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem; dane powinny być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub dane zostały zebrane w związku ze świadczeniem usług drogą elektroniczną oferowanych dziecku;
w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych: zauważysz, że Twoje dane są nieprawidłowe – możesz żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych; Twoje dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będziesz chciał, aby zostały usunięte; Twoje dane nie będą nam już potrzebne, ale mogą być potrzebne Tobie do obrony lub dochodzenia roszczeń; lub wniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po naszej stronie są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
w odniesieniu do żądania przeniesienia danych: przetwarzanie Twoich danych odbywa się na podstawie Twojej zgody lub umowy zawartej z Tobą oraz, gdy przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny.

Masz prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Mechanizm cookie nie jest wykorzystywany do pozyskiwania żadnych informacji o użytkownikach serwisu. Pliki cookie stosowane w serwisie nie przechowują żadnych danych osobowych ani innych informacji zebranych od użytkowników. Jedyny typ pliku cookie o nazwie "PHPSESSID" zawiera wyłącznie unikalny identyfikator umożliwiający podtrzymywanie aktywnej sesji użytkownika przy przechodzeniu między stronami.

zasady korzystania z plików cookie

Możesz samodzielnie i w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookie, określając warunki ich przechowywania i uzyskiwania dostępu do nich w urządzeniu, którego używasz. Zmiany tych ustawień możesz dokonać za pomocą ustawień przeglądarki internetowej lub za pomocą konfiguracji usługi. Ustawienia te mogą zostać zmienione w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookie w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o każdorazowym zamieszczeniu cookie na urządzeniu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookie dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).

Możesz w każdej chwili usunąć pliki cookie korzystając z dostępnych funkcji w przeglądarce internetowej, której używasz.

Wprowadzenie ograniczeń dla plików cookie może pogorszyć niektóre funkcjonalności naszego serwisu internetowego. W takim przypadku niestety nie możemy zagwarantować poprawnego i wolnego od wad działania serwisu.